Logo VNM Hilvarenbeek`e.o.

Gegevens vereniging

Vereniging Natuur en Milieu Hilvarenbeek e.o.
p/a Armstrongstraat 5
5081 JG Hilvarenbeek
KvK: 40260344

Doel bewaren van gegevens

De vereniging bestaat uit leden die zich op een of andere manier bezighouden met natuur en milieu in brede zin van het woord. Er worden gegevens van de leden verzameld in een databestand dat uitsluitend gebruikt wordt om de leden te benaderen voor verenigingsactiviteiten, de leden te informeren hierover en de contributie te kunnen innen.

Welke gegevens worden bewaard

Uitsluitend die persoonsgegevens die voor het hierboven bestemde doel van belang zijn. Dat zijn:

  • Naam en adressen van de leden, ouders van minderjarige leden, vaste donateurs en van abonnees van Egelsporen die geen lid zijn
  • Telefoonnummer(s)
  • Activiteiten binnen en buiten de vereniging waaraan leden als lid van de vereniging aan deelnemen
  • E-mailadressen
  • Bankrekeningnummers
  • Jaar van inschrijving
  • Stand van zaken betreffende de betaling van de contributie, donaties en abonneegelden.

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard.

Verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens

Inzameling gegevens

  • Persoonsgegevens worden verzameld bij inschrijving van een lid of donateur. Dat kan schriftelijk gebeuren of via de website (www.vnmhilvarenbeek.nl). Op het schriftelijke formulier verklaart de inschrijver akkoord te zijn met het feit dat de aangeleverde gegevens worden bewaard conform het bepaalde in dit privacyprotocol. Bij inschrijving via de website gebeurt dat door het aanvinken van de deze verklaring. Machtigingen voor automatische betalingen worden op papier gegeven.

Bewaren van de gegevens

  • De papieren formulieren worden bewaard in een afgesloten archiefkast waarvan de sleutel in het bezit is van de secretaris. De secretaris en de penningmeester houden van deze gegevens digitale bestanden bij op een met inlogcodes beveiligde computer.
  • De digitale formulieren worden, alleen zichtbaar voor de webbeheerder, opgeslagen op de website. De beheerder van de site heeft, als hij geen lid is van de vereniging, een verwerkersovereenkomst ondertekend. Hij stelt de vastgelegde gegevens uitsluitend ter beschikking van de secretaris van de vereniging, die ze verwerkt in de digitale ledenadministratie of aan een andere persoon uit het bestuur die door het bestuur is aangewezen als beheerder van de ledenadministratie, waarna de gegevens van de website worden verwijderd. Bestuursleden kunnen beschikken over een digitale complete lijst van gegevens ten behoeve van de activiteiten van de vereniging, mits die zijn opgeslagen op een computer met een goede virusscanner die voorzien is van goede inlogcodes. Bestuursleden zijn zij die als zodanig zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
  • Voorzitters van werkgroepen binnen de vereniging kunnen beschikken over een digitale lijst met de namen, adressen, telefoonnummers en emailadressen van de leden van hun werkgroep mist hun computer voldoen aan de eisen (zie bestuur) Voorzitters van werkgroepen zijn zij die door het bestuur als zodanig zijn benoemd.

Inzien en wijzigen gegevens

  • Elke lid, donateur, ouder van minderjarige leden, abonnee van Egelsporen die geen lid is, heeft het recht de door de vereniging bewaarde gegevens over zijn persoon in te zien en te wijzigen. Hij kan daartoe de secretaris verzoeken te melden welke gegevens van hem waar zijn opgeslagen. De secretaris stuurt hem die gegevens per mail toe. Het lid of donateur kan die dan gewijzigd terugsturen. De secretaris verwerkt die wijzigingen zo spoedig mogelijk.
  • Een lid kan niet bepalen dat zijn adresgegevens en de gegevens betreffende de betaling van contributies worden geschrapt.
  • Na opzegging van het lidmaatschap of na overlijden worden de persoonsgegevens uit de ledenadministratie uiterlijk binnen twee jaar verwijderd, tenzij het ex-lid heeft aangegeven dat dat eerder dient te gebeuren. Ten behoeve van een historisch overzicht en van statistieken worden wel de naam, de aanmelddatum en de vertrekdatum in een aparte lijst bijgehouden door de secretaris.

Bewaarplaatsen gegevensbestanden

De gegevensbestanden over personen van de vereniging worden op de volgende plaatsen bewaard:

De digitale ledenadministratie wordt als volgt bewaard:

  • Op de computer van de secretaris of het andere bestuurslid dat belast is met het bijhouden van de ledenadministratie. Deze computer is beveiligd met een gecertificeerde virusscanner en inlogcodes.
  • In een cloud. Ten behoeve van het werk v an de vereniging hebben alleen de bestuursleden via een wachtwoord toegang tot de gegevens.

De ledenadministratie op papier wordt als volgt bewaard:

  • Door de secretaris of door een door een ander bestuurslid belast met de zorg voor de ledenadministratie in een archiefkast die wordt afgesloten met een deugdelijk slot.

Foto’s

Tijdens activiteiten van de vereniging worden er vaak foto’s gemaakt. Deze foto’s worden soms geplaatst in het verenigingsblad Egelsporen, op de website, op facebook en andere social media en in andere publicaties van de vereniging en in de plaatselijke pers. Indien op zo’n foto slechts één of enkele duidelijk herkenbare personen in beeld komen, wordt voorafgaand aan publicatie per mail om toestemming gevraagd. Indien het personen betreft die jonger zijn dan 16 jaar (jeugdleden) wordt ook toestemming gevraagd aan de ouders.
Een gefotografeerd persoon kan altijd via de secretaris eisen dat de foto van de website of andere internetpublicatie wordt verwijderd.

Procedure melden datalekken

  • Datalekken moeten altijd direct na het ontdekken ervan gemeld worden aan het bestuur. De voorzitter checkt vervolgens wat er gelekt is en wat de gevolgen kunnen zijn voor de personen van wie de gegevens zijn gelekt. Hij maakt een rapport op van de lek waarin tenminste staan vermeld:
  • De aard van de inbreuk.
  • In instanties of personen bij wie meer informatie over de lek kan worden verkregen.
  • De maatregelen die zijn of worden genomen om de negatieve gevolgen van de lek te beperken.
  • Een beschrijving van de eventuele gevolgen van de het lek voor de verwerking van de persoonsgegevens.
  • De meetregelen die de vereniging heeft genomen of gaat nemen om deze gevolgen te verhelpen.

De voorzitter meldt het rapport vervolgens de datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens digitaal via datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Verstrekken van gegevens aan derden

De gegevens uit de ledenadministratie worden niet verstrekt aan derden zonder toestemming van degene(n) van wie de gegevens worden verstrekt. Mensen of organisaties van buiten de vereniging die gebruik willen maken van het ledenbestand voor het doorsturen van mails, informatie, etc. kunnen dat alleen doen via het bestuur. Ze krijgen dan niet de beschikking over de gegevens, maar het bestuur stuurt de boodschap door. Van deze mogelijkheid wordt alleen gebruikt gemaakt als het informatie betreft die pas in de doelstelling van de vereniging.

 

Dit privacyprotocol is geplaatst op de website van de vereniging en per mail toegestuurd aan alle leden.
Het protocol is ondertekend door alle bestuursleden, voorzitters van werkgroepen en webbeheerder (voor zover hij wel lid is van de vereniging). Door ondertekening bevestigen zij kennis genomen te hebben van de inhoud en verklaren zij dat zij zich aan de richtlijnen van het protocol zullen houden.